Metodický pokyn ředitele Krajského úřadu Plzeňského kraje č. 1/2007

10. února 2012 05:35, aktualizováno 04:35, Mgr. Štěpánka Szabó MBA

 

Zpracovatel:

Ing. Martin Zaoral

Číslo jednací:

 

Kontakt:

377195472,

martin.zaoral@kr-plzensky.cz

Platný od:

1. listopadu 2007

Určeno:

1. Ředitelé příspěvkových organizací zřízených Plzeňským krajem

2. Vedoucí odborů KÚPK

Nahrazuje:

Metodický pokyn ředitele Krajského úřadu Plzeňského kraje č. 1/2003

 

1.1 Předmět úpravy

Tento Metodický pokyn (dále jen pokyn) je vydáván s cílem napomoci vedení příspěvkové organizace (dále jen PO) při vymezení uspořádání a rozsahu vnitřního kontrolního systému (dále jen VKS) PO jako nedílné součásti finanční kontroly vykonávané uvnitř orgánu veřejné správy - územního samosprávného celku.

Finanční kontrola je v PO vykonávána podle zákona 320/2001 Sb. (zákon o finanční kontrole) v platném znění. Zákon o finanční kontrole je prováděn vyhláškou MF 416/2004 Sb.

Tento pokyn vysvětluje používané pojmy a konkretizuje obecná znění paragrafů výše uvedeného zákona a prováděcí vyhlášky na podmínky zřizovaných PO.

V textu jsou použity odkazy na konkrétní paragrafy. Odkaz na zákon 320/2001 Sb. je vždy odkazem na novelizované znění.

1.2 Výklad pojmů

Pro účely tohoto metodického pokynu se rozumí:

a) Orgánem veřejné správy:

Územní samosprávný celek (kraj), příspěvková organizace územního samosprávného celku.

b) Vedoucím orgánu veřejné správy:

Na úrovni územního samosprávného celku (kraje) ředitel krajského úřadu.

Na úrovni příspěvkové organizace územního samosprávného celku statutární orgán příspěvkové organizace (dále jen ředitel PO).

c) Finanční kontrolou

Nedílná součást systému finančního řízení orgánu veřejné správy, zabezpečující správné hospodaření s veřejnými prostředky.

d) Veřejnými prostředky

Jsou veřejné finance, tedy veřejné příjmy a veřejné výdaje, dále věci movité a nemovité, majetková práva a jiné majetkové hodnoty patřící územně samosprávnému celku, případně státu.

e) Vnitřním kontrolním systémem

Trvalý, neustále se opakující proces kontroly uskutečňovaný příslušnými vedoucími pracovníky příspěvkové organizace a útvarem interního auditu (pokud je zřízen) na základě právních předpisů, přijatých opatření a stanovených postupů, který má poskytnout přiměřenou jistotu naplňování cílů v kategoriích:

  • úroveň poskytovaných služeb;
  • respektování právních předpisů;

  • hospodárnost (dělat věci levně při dodržení odpovídající kvality) - kritérium hodnocení na vstupu (náklady);
  • efektivnost (dělat věci správnou cestou) - kritérium pro hodnocení vztahu mezi vstupem a výstupem. Rozsah, kvalita a přínos plněných úkolů se porovnává s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění;
  • účelnost (dělat správné věci) - kritérium hodnocené na výstupu svěřených prostředků k zajištění optimální míry dosažení cílů při plnění stanovených úkolů;
  • spolehlivost účetnictví a finančního výkaznictví.

f) Operací

  • Proces přijímání rozhodnutí nebo uzavírání závazků a smluv, která buďto zavazují orgán veřejné správy k veřejným výdajům, případně jiným závazkům majetkové povahy, nebo zakládají nárok na veřejný příjem, případně jiné plnění .
  • Proces vlastní realizace veřejných výdajů a veřejných příjmů nebo jiných závazků a nároků majetkové povahy.

g) Řídící kontrolou

Finanční kontrola zajišťovaná ředitelem PO a odpovědnými vedoucími zaměstnanci PO při přípravě operací před jejich schválením (předběžná), při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování (průběžná), jako následné prověření vybraných operací(následná) v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření.

h) Interním auditem

Nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému, které zajišťuje v PO funkčně nezávislý útvar, případně k tomu zvlášť pověřený zaměstnanec, organizačně oddělený od řídících výkonných struktur.

ch) Rizikem

Pravděpodobnost, že určitá událost nebo určitý čin, nebo naopak nečinnost, negativně ovlivní požadovaný/plánovaný výsledek, resp. se procesy a výsledky ocitnou mimo určené pásmo tolerance a regulace.

Projevuje se na všech úrovních řízení a ve všech oblastech činnosti.

i) Veřejnosprávní kontrolou

Finanční kontrola prováděná zřizovatelem, příslušným ministerstvem, územními finančními orgány, případně řídícím orgánem v příspěvkové organizaci. Obsahem je kontrola skutečností rozhodných pro hospodaření se svěřenými veřejnými prostředky, zejména při vynakládání veřejných výdajů včetně veřejné finanční podpory. V PO, která nemá zřízen interní audit , jej nahrazuje při přezkoumávání a vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti řídící kontroly a prověřování správnosti vybraných operací.

2. Zavedení , udržování a prověřování účinnosti vnitřního kontrolního systému (VKS) v příspěvkové organizaci

2.1 Úloha a cíl VKS

Správně vytvořený řídící a kontrolní systém uskutečňovaný vedením PO i jeho ostatními zaměstnanci a jeho nepřetržitá aplikace na fungování PO je nezbytnou podmínkou efektivního řízení. Posláním kontroly je zajišťovat rozumnou jistotu týkající se skutečného dosahování cílů zejména v oblasti efektivnosti prováděných operací a provozních činností, spolehlivosti a věrohodnosti účetnictví a výkaznictví. Neopomenutelnou součástí je prověřování souladu aktivit s platnými zákony a dalšími předpisy PO.

Cílem kontrolního systému je identifikovat existující odchylky a po jejich vyhodnocení poskytovat zpětnou vazbu k uvedení kontrolovaného procesu do souladu se stavem požadovaným.

Vlastní kontrolní mechanismy jsou založeny na porovnání reality s platnou legislativou, stanovenými standardy, normativy, kritérii a požadavky ( např. plány-rozpočty, interními předpisy, individuálními řídícími rozhodnutími vedoucích apod.)

2.2 Základní povinnosti a odpovědnost vedení příspěvkové organizace

Statutární orgán příspěvkové organizace územního samosprávného celku (ředitel PO) odpovídá Radě Plzeňského kraje za celkovou činnost jím řízené organizace, je v rámci této odpovědnosti rovněž povinen zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém podle kritérií uvedených v zák. 320/2001 Sb. §25 odst. 1 písm. a) až c), neboť systém vnitřního řízení a kontroly významnou měrou přispívá k dosahování stanovených cílů organizace. Fungování VKS jsou dále povinni v rámci vymezené pravomoci a odpovědnosti zajistit všichni vedoucí zaměstnanci.

Aby byl systém vnitřní kontroly a řízení opravdu účinný, musí být vždy budován „zevnitř", nikoliv „zvenčí" (např. formou příkazu ředitele KÚPK).

Musí odpovídat podmínkám a prostředí dané PO a musí splňovat následující kritéria:

  • přispívat k vytvoření takových podmínek v příspěvkové organizaci, aby její činnost byla vykonávána hospodárně, efektivně a účelně;
  • včas zjišťovat a vyhodnocovat rizika vznikající v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů (zřizovací listina);
  • mít jasně stanovené postupy pro podávání zpráv zřizovateli o výsledcích finanční kontroly a přijímaných opatřeních k nápravě v případě výskytu závažných nedostatků.

Aby mohl vnitřní kontrolní systém plnit dané funkce, musí ředitel PO vymezit působnost k výkonu finančního řízení a kontroly

  • organizačním útvarům (vymezení náplně činnosti organizačním řádem);
  • vedoucím a ostatním zaměstnancům (zapracování pravomoci a odpovědnosti do funkčních náplní).

V rámci organizační struktury PO je nezbytné zajistit následující povinnosti:

a) musí být jasně vymezen rozsah pravomoci a odpovědnosti všem zaměstnancům, kteří nakládají se svěřenými prostředky organizace včetně pravidel pro pracovní postupy (stávající interní směrnice organizace nutno v tomto smyslu aktualizovat, nebo vytvořit nové);

b) musí být rozděleny funkce s přesně stanovenými hranicemi odpovědnosti při nakládání s veřejnými prostředky;

Zásada oddělení funkcí vyžaduje, aby nebyl žádný pracovní postup prováděn pouze jednou osobou, ale aby se na něm podílelo více vzájemně se kontrolujících osob - § 26 zákona 320/2001 Sb. a § 10 až 17 prováděcí vyhlášky 416/2004 Sb. upravují pracovní postupy jednotlivých zaměstnanců při výkonu předběžné řídící kontroly, § 27 zákona a § 18 až 23 prováděcí vyhlášky upravují pracovní postupy zaměstnanců při výkonu průběžné a následné kontroly;

c) musí být dokumentována struktura vnitřní kontroly i veškerá kontrolní činnost;

d) musí být přijímána dostatečná opatření k ochraně veřejných prostředků a k jejich hospodárnému, efektivnímu a účelnému využívání;

e) musí být zajištěno plnění hlavních úkolů v souladu se zřizovací listinou, aby bylo dosaženo schválených záměrů a cílů

2.3 Řízení rizika v PO

2.3.1 Význam řízení rizika

Klíčovou oblastí odpovědnosti vedení příspěvkové organizace v procesu budování vnitřního kontrolního systému je proces řízení rizika. Celý proces řízení rizika je možné rozdělit na:

a) analýzu neboli ohodnocení rizika, která zahrnuje rozpoznání, posouzení a vyhodnocení rizik;

b) vlastní řízení rizika, jež v sobě obsahuje plánování, monitorování a řídící činnosti založené na informacích získaných z analýzy rizika.

Řízení rizika jako systematický proces posuzování možných odchylek od stanovených záměrů by mělo vést k aktivnímu snížení rizika (např. v případě nákladů) předvídáním toho, co se může pokazit, a hledáním možností, jak minimalizovat pravděpodobnost nebo dopad této situace.

Základním předpokladem pro odhadnutí míry rizika je znalost procesů, struktur, systémů, činností, vnitřních předpisů, externích norem, v nichž nebo s nimiž PO pracuje, a dále pak znalost míst vzniku rizik. Známe-li místa, kde rizika mohou vzniknout, identifikujeme tato rizika a dále každé z nich kvantifikujeme dle míry závažnosti a pravděpodobnosti výskytu.

Poté lze určit míru rizika a podle její velikosti rozlišit významnost rizika. Dle významnosti rizik v identifikovaných místech výskytu rizik (ve vztahu k celku), pak lze určit celkové riziko a potencionální ztrátu.

Základním nástrojem finančního hospodaření a zároveň základním kamenem procesu řízení rizik v PO je rozpočet. Rozpočet umožňuje managementu PO stanovit a řídit ty okolnosti, které mohou zabránit plnění jednotlivých ukazatelů rozpočtu, nebo mohou v jeho rámci dopadnout špatně.

2.3.2 Rámec pro řízení rizik stanovený vedením PO

Opravdu účinné řízení rizik se může uskutečnit pouze v rámci stanoveném vedením PO. Mimo tento rámec není možné předávat informace o rizicích, rizika nemohou být diskutována a porovnávána a není ani možné řídit je jednotným a účinným způsobem na všech úrovních a v celé organizaci.

Klíčové prvky rámce pro řízení rizik:

  • stanovení jasné politiky řízení rizik včetně jednoznačné definice rizik, jež jsou považována za nepřijatelná;
  • projednávání rizik na poradách vedení, stanovení priorit jejich eliminace;
  • jasně stanovená zodpovědnost za přijímání rizik a pravomoci pro jejich řízení;
  • prosazování řídící kultury orientované na rizika, zvýšení rizikového povědomí;
  • stanovení a dodržování vhodných opatření pro sledování a hodnocení řízení rizikových postupů a jejich využití pro učení se z vlastních zkušeností.

Na řízení rizik se musí podílet celá PO - shora dolů. Rizika na sebe vzájemně působí vertikálně i horizontálně. Může se spustit řetězová reakce, velmi často přes hierarchii řízení, kde rizika vznikající v jedné oblasti nebo na jedné úrovni mají vliv na další činnosti, které s nimi nejsou v přímé souvislosti. Také rizika relativně nízké úrovně mohou mít mnohem významnější dopady buďto z důvodů svých dlouhodobých kumulativních vlivů nebo skryté vzájemné závislosti (tzv. domino efekt).

2.3.3 Cyklus řízení rizik

Řízení rizik je trvale probíhající a stále se opakující proces. Cyklus řízení rizik obsahuje:

  • identifikace a dokumentace rizik;
  • kvantifikace a klasifikace rizik;
  • vyhodnocení rizik;
  • stanovení strategií pro zmírnění a řízení rizik;
  • snížení, vyrovnání a optimalizace rizik;
  • sledování a prověřování rizik.

V celém cyklu je hlavní výběr nejvhodnější strategie pro řízení rizik, která buďto:

  • obejde riziko tím, že navrhne alternativní směry činnosti;
  • odstraní příčiny rizika;
  • sníží pravděpodobnost výskytu rizika;
  • sníží přímé důsledky rizika;
  • přesune rizika (např. pojištěním);
  • iniciuje další šetření s cílem získat další informace před tím, než bude přijato konečné rozhodnutí;
  • akceptuje riziko jako nevyhnutelné.

2.3.4 Hlavní efekty řízení rizik pro PO

  • vytváří prostředí vědomého akceptování existujících rizik na bázi informovanosti;
  • zkvalitňuje rozhodování v organizaci, a to na všech úrovních;
  • přispívá k pochopení vztahů mezi riziky, náklady, časovou náročností;
  • určuje, komu riziko přísluší, takže je účinně sledováno a aktivně s předstihem řízeno;
  • jasně vedení zviditelňuje rizika a postupy přijaté k jejich řešení;
  • raději podporuje vhodné ošetření rizik než zvládání případné následné krize;

2.4. Řídící kontrola v PO - Hlava II zák. 320/2001 Sb.

2.4.1 Předběžná kontrola - § 26 zák. 320/2001 Sb.

Účelem předběžné kontroly je předcházení nedostatkům oddělením pravomocí a odpovědností při přípravě a schvalování operace. V rámci řídící kontroly jako součást VKS zajišťují podle odst. 1. předběžnou kontrolu tito odpovědní činitelé:

  • příkazce operace
  • správce rozpočtu
  • hlavní účetní.

Příkazce operace

Příkazcem operace může být pouze ředitel PO, ten může pravomoc delegovat písemně na jiného vedoucího zaměstnance.

Popis schvalovacích postupů příkazce operace je obsažen v ustanoveních vyhl. 416/2004 Sb. - § 10, § 11, § 12 odst. 1, 2, 3, § 13 odst. 1, 2, 3, § 14 odst. 1, 2 a 3 15 prováděcí vyhlášky.

Příkazce operace je při předběžné řídící kontrole povinen prověřit, zda je operace pro plnění úkolů nezbytná, věcně správná, splňuje kritéria hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti a zda je v souladu s právními předpisy. Příkazce operace dále odpovídá za prověření možných rizik a stanovení případných opatření k jejich odstranění nebo zmírnění. Schvalovací postup příkazce operace končí vydáním písemného souhlasu s uskutečněním operace (podpis objednávky, podpis smlouvy).

Správce rozpočtu

Na postup příkazce operace navazuje schvalovací postup vedoucího zaměstnance organizačního útvaru PO odpovědného za správu rozpočtu nebo zaměstnance pověřeného písemně ředitelem PO jako správce rozpočtu.

Popis schvalovacích postupů správce rozpočtu je obsažen v ustanoveních vyhl. 416/2004 Sb. - § 10, § 13 odst. 4 - 10. Správce rozpočtu je při předběžné řídící kontrole povinen zejména prověřit soulad operace s právními předpisy pro financování PO ( např. zák. 250/2000 Sb. , o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů v platném znění

Hlavní účetní

Je vedoucí zaměstnanec organizačního útvaru PO odpovědný za vedení účetnictví PO, nebo jiný zaměstnanec pověřený k tomu písemně ředitelem PO jako hlavní účetní. Popis schvalovacích postupů hlavního účetního je obsažen v ustanoveních vyhl. 416/2004 Sb. - § 10, § 12 odst. 4 - 6, § 14 odst. 4 - 7.

Je nepřípustné sloučit funkci příkazce operace s funkcí správce rozpočtu nebo hlavního účetního.

Výjimečně lze sloučit funkci správce rozpočtu s funkcí hlavního účetního za předpokladu malé pravděpodobnosti výskytu nepřiměřených rizik při hospodaření s veřejnými prostředky. Rozhodnutí o tomto sloučení je v odpovědnosti ředitele PO, který při rozhodování musí zohlednit další v zákoně uvedené skutečnosti, zejména povahu činnosti příspěvkové organizace, obtížnost finančního řízení, strukturu a počet zaměstnanců. Uplatní se pak ustanovení § 15 vyhl. 416/2004 Sb.

Možnost případného sloučení funkcí je vhodné konzultovat s vedoucím oddělení finanční kontroly ekonomického odboru Krajského úřadu Plzeňského kraje (pan Dvořák 377195480), nebo s vedoucím útvaru interního auditu KÚPK (Ing. Zaoral 377195472).

2.4.2 Průběžná a následná kontrola - § 27 zák. 320/2001 Sb.

Průběžná kontrola je zaměřena na probíhající operace. Jejím úkolem je zjistit, zda operace probíhají v souladu se stanoveným cílem. Jedná se o průběžné sledování uskutečňovaných operací včetně konečného vypořádání a vyúčtování.

Následná kontrola je zpětné ověření zaměřené na konečný výsledek operace, nebo následné prověřování vybraných operací (po jejich konečném vypořádání a vyúčtování).

Průběžnou a následnou kontrolu zajišťuje ředitel PO prostřednictvím vedoucích zaměstnanců a dalších k tomu pověřených zaměstnanců, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky.

K zajištění průběžné a následné kontroly se používají dle vyhl. 416/2004 Sb. zejména operační postupy dle §§ 18 - 21 a hodnotící postupy dle § 22 a § 23.

V § 26 odst. 5 zák. 320/2001 Sb. je upravena informační povinnost zaměstnanců vykonávajících průběžnou řídící kontrolu ve vztahu k řediteli PO o nehospodárnosti, neefektivnosti a neúčelnosti a o porušování právních předpisů. Ředitel PO je poté povinen přijmout opatření k nápravě zjištěných nedostatků a opatření k zabezpečení řádného výkonu této kontroly.

2.5 Interní audit - Hlava III zákona 320/2001 Sb.

Článek 2.5 je určen pouze pro ty PO, ve kterých je útvar interního auditu zřízen v souladu s usnesení RPK č. 1788/03.

Interní audit je nezávislá vyhodnocovací funkce zřízená v PO pro zkoumání a vyhodnocování jejích činností jako služba organizaci. Hlavním cílem interního auditu je napomáhat vedení PO a jejím zaměstnancům při efektivním plnění daných úkolů.

Pro tento účel jim interní audit poskytuje analýzy, hodnocení, doporučení, konzultace a informace o posuzovaných činnostech. Hlavní cíl auditu zahrnuje i podporu kontrolních systémů, kontrolních funkcí a hospodárného plnění jejich úloh.

Interní audit je chápán jako organická součást vrcholového řízení a plní specifickou funkci podpory jako nezávislý, verifikační, hodnotící a poradenský prvek.

Průběžně sleduje řídící a kontrolní mechanismy a provozně a ekonomicky významné, resp. rizikové procesy organizace s cílem vyhodnocovat jejich úroveň, funkčnost, účinnost, hospodárnost a efektivnost pro splnění přijaté strategie.

Úkolem interního auditu je:

  • ověřovat stav a vzájemné vazby procesů, systémů, útvarů, produktů, řídících činností a kontrolních mechanismů a jejich hodnocení;
  • podávat vedení PO zprávy o získaných poznatcích;
  • upozorňovat na rizika rozhodnutí;
  • působit ke zvýšení efektivnosti, hospodárnosti, bezpečnosti činností a systémů;
  • iniciovat řešení problémů a působit k jejich plnému vyřešení;
  • působit ke zkvalitnění kontrolních systémů.

Interní audit má v systému zvláštní nezávislé postavení s kompetencemi auditovat celý VKS a tím přispívat k trvalému zkvalitňování činnosti PO.

2.5.1 Rozdíl mezi interním a externím auditem

Činnosti zahrnuté pod pojmem interní audit nejsou zahrnuty do externího auditu a rozdíl je následující:

Externí audit se zabývá ověřením, zda údaje v účetní závěrce věrně zobrazují stav majetku a závazků, finanční situaci a výsledek hospodaření. Dále externí audit ověřuje, zda účetnictví je vedeno úplně, průkazným způsobem a správně.

Externí audit se dělí zejména na audit:

  • účetnictví a účetních výkazů
  • financí a finančních výkazů
  • efektivnosti
  • hospodárnosti.

Cílem externího auditu je vyslovit auditorský výrok o účetní závěrce a tím zvýšit její důvěryhodnost.

2.5.2 Funkční nezávislost interního auditu § 28 zák. 320/2001 Sb.

Interní audit v PO zajišťuje zaměstnanec, který je zvlášť pověřený k zajišťování interního auditu.

Požadavek funkční nezávislosti znamená, že

  • interní audit musí být nezávislý na činnostech, které audituje;
  • funkčně musí být vyloučena pravomoc a odpovědnost za auditovanou oblast;
  • interní audit nesmí být pověřován úkoly, které jsou v rozporu s nezávislým výkonem funkce.

Nezávislost je dosahována nejen organizačním postavením, ale též objektivitou. Interní auditor nesmí podřizovat své úsudky o záležitostech auditů názorům jiných, musí provádět úkoly takovým způsobem, aby výsledek odpovídal skutečnosti. Interní auditor nesmí vykonávat provozní výkonné funkce, které narušují objektivitu jeho rozhodování.

Interní audit v praxi využívá auditní postupy dle vyhl. 416/2004 Sb. §§ 27 - 31 a postupuje v souladu s Etickým kodexem Institutu interních auditorů a Mezinárodními standardy pro profesionální praxi interního auditu.

2.5.3 Interní audit sleduje tyto oblasti činnosti PO:

  • dodržování obecně závazných i vnitřních předpisů
  • spolehlivost a integrita finančních a jiných informací
  • hospodaření s veřejnými prostředky
  • hodnocení efektivnosti a účelnosti procesů
  • stanovení pravomocí a odpovědností
  • plnění stanovených záměrů a cílů

Služby poskytované interním auditem nabývají mnoha podob. Obsahem není jen kontrolní činnost, ale významnou součástí je též předkládání doporučení (ke zdokonalování kvality VKS, k předcházení nebo zmírnění rizik, k přijetí opatření k nápravě zjištěných nedostatků) a konzultační činnost.

2.5.4 Postavení útvaru interního auditu - § 29 zák. 320/2001 Sb.

Základním požadavkem na organizační začlenění interního auditu v organizační struktuře PO je:

  • přímé podřízení interního auditu řediteli PO, který jej také po projednání s ředitelem KÚPK jmenuje a odvolává;
  • funkční nezávislost a organizační oddělení od řídících a výkonných struktur.

2.5.5 Zaměstnanec interního auditu v PO

Zákon 320/2001 Sb. požaduje, aby:

  • splňoval kvalifikační předpoklady
  • byl bezúhonný (zákon přímo pojem bezúhonnosti pro tento případ definuje v § 5 odst. b;
  • nehrozil u něj střet zájmů dle zvláštních předpisů (viz zákoník práce).

2.5.6. Plánování interního auditu - § 30

Plán auditorské činnosti v PO se sestavuje jako střednědobý (3-5 let) a roční.

Střednědobý plán odráží potřeby PO s ohledem na dosavadní výsledky a předpokládané záměry a cíle PO.

Střednědobý plán by měl obsahovat:

  • zhodnocení východisek pro sestavení plánu,
  • stanovení auditorských oblastí,
  • stanovení oblastí prioritního významu na základě zhodnocení rizikových faktorů.

Roční plán auditu vychází ze strategického plánu, pokrývá veškeré aktivity útvaru interního auditu na příslušný rok, uvádí rozsah působnosti, stanovuje priority a odráží potřeby vedení organizace. Měl by být koncipován na základě hodnocení rizikových faktorů. Při sestavení plánu je nutno brát zřetel na možnost zapracování změn. V plánu musí být prostor pro operativní zařazení výkonu konkrétního auditu mimo schválený roční plán.

Roční plán by měl obsahovat:

  • shrnutí východisek pro sestavení plánu;
  • kapacitní rozložení činnosti interního auditu na jednotlivé oblasti (plánované akce, monitoring);
  • rozpis plánovaných auditorských akcí (název akce, objekt auditu, termín provedení, typ auditu a jeho věcné zaměření, cíle auditu);
  • rozpis a specifikace metodické činnosti;
  • rozpis a specifikaci odborné přípravy zaměstnance interního auditu.

Návrhy plánu zpracovává zaměstnanec interního auditu, který přípravu plánů projednává s ředitelem PO. Ten plány schvaluje a bere v úvahu doporučení vedoucího útvaru interního auditu.

Ředitel PO je povinen zajistit nejméně jednou ročně prověření účinnosti vnitřního kontrolního systému.

2.5.7 Podávání zpráv - § 31 zák. 320/2001 Sb.

Interní audit má ze zákona tyto povinnosti:

  1. Předávat zprávy o zjištěních z provedených auditů bez zbytečného odkladu řediteli PO s doporučením ke zdokonalování kvality VKS, k předcházení nebo zmírnění rizik a opatření vedoucí k nápravě zjištěných nedostatků.

Zákon a prováděcí vyhláška blíže nespecifikují náležitosti auditorských zpráv.

Ustanovení § 31 odst. 1 písm. b) prováděcí vyhlášky 416/2004 Sb. požaduje uvést ve zprávě informaci o porušení zásady funkční nezávislosti při přípravě nebo výkonu auditu.

Obecná zásada je, že zpráva by měla být přesná, objektivní, jasná, stručná, konstruktivní, kompletní a včasná. Má obsahovat cíl, rozsah auditu, závěry, doporučení a návrhy opatření vedoucí k odstranění nedostatků.

Zjistí-li interní audit, že na základě oznámení řídící kontroly nebo jeho návrhu nebyla přijata příslušná opatření k nápravě, je povinen na tuto skutečnost písemně upozornit ředitele PO. Interní audit má pak povinnost vypracovat systém následné kontroly, který bude sledovat a zaručovat, že opatření k nápravě byla provedena ( příp. že vedení převzalo odpovědnost za riziko neprovedení opatření k nápravě).

  1. Předkládat roční zprávu o výsledcích interního auditu řediteli PO

Roční zpráva obsahuje:

  • vyhodnocení kvality VKS, zejména hodnotí, zda je systém přiměřený a dostatečně účinný, zda je schopen včas reagovat na změny ekonomických a právních podmínek
  • analýzu závažných nedostatků, které nepříznivě ovlivnily činnost PO. V tomto případě půjde zejména o analýzu takových nedostatků, o jejichž výskytu by měly být řídící kontrolou vypracovány postupy zajišťující informování příslušných vedoucích zaměstnanců (viz základní požadavky na vnitřní kontrolní systém, který má podle zák. 320/2001 Sb. § 25 odst. 1 písm.c) zahrnovat postupy pro včasné podávání informací příslušným úrovním řízení o výskytu závažných nedostatků a opatřeních k jejich nápravě);
  • doporučení ke zkvalitnění řídícího procesu a VKS. Na základě těchto doporučení je ředitel PO povinen přijímat odpovídající opatření k nápravě.

Zprávy o výsledcích interního auditu jsou součástí roční zprávy o výsledcích finančních kontrol orgánu veřejné správy, zpracované podle ustanovení § 22 zák. 320/2001 Sb..

2.6. Veřejnosprávní kontrola zřizovatele u PO

Zákon 320/2001 Sb. připouští výjimku z povinnosti vytvořit interní audit v orgánech veřejné správy, u kterých existuje malá pravděpodobnost výskytu nepřiměřených rizik při hospodaření s veřejnými prostředky.

Územní samosprávný celek má právo rozhodnout, že útvar interního auditu nebude v konkrétní PO zřízen (Usnesení RPK 1788/03). V tomto případě je krajský úřad povinen zajistit funkce, které má v dané PO plnit interní audit, výkonem veřejnosprávní kontroly. Četnost těchto veřejnosprávních kontrol musí být oproti PO, kde interní audit funguje, častější.

Veřejnosprávní kontrola je prováděna v souladu se samostatně zpracovaným a Radou Plzeňského kraje schváleným plánem kontrol PO na příslušný kalendářní rok.

2.7. Podávání zpráv o výsledcích finanční kontroly - § 22 zák. 320/2001 Sb.

Ministerstvo financí plní tuto zpravodajskou povinnost za celou veřejnou správu vůči vládě ČR. Povinnost mu vyplývá z jeho postavení jako ústředního úřadu pro otázky finanční kontroly.

Kraje a jimi zřizované PO plní zpravodajskou povinnost vůči Ministerstvu financí.

Strukturu a rozsah zpráv o výsledcích finančních kontrol, postup a termíny jejich předkládání stanoví v §§ 33 a 34 prováděcí vyhláška 416/2004 Sb..

Za včasné a úplné zpracování zprávy zodpovídá ředitel PO.


2.7.1 Elektronická verze zprávy

Zpráva se zpracovává pouze v elektronické verzi z důvodu usnadnění sumarizace a archivace jednak na úrovni kraje, jednak na úrovni Ministerstva financí.

Elektronický Modul ročních zpráv o výsledcích finančních kontrol (FKVS) je prostřednictvím udělených přístupových práv (heslo) přístupný všem PO na internetových stránkách Ministerstva financí (www.mfcr.cz). Zprávu je nutno zpracovat vždy nejpozději do 15. února.

Garantem zpracování za všechny zřízené PO kraje je útvar interního auditu KÚPK. Ve spolupráci s odborem ekonomickým, odborem sociálních věcí a zdravotnictví, odborem školství, mládeže a sportu, odborem dopravy a silničního hospodářství a odborem kultury a památkové péče zajišťuje aktuální informace k zpracování elektronické zprávy.

V písemné podobě se již zpráva nezpracovává!

2.7.2 Informační povinnost o závažných zjištěních

Zákon 320/2001 Sb., § 22 odst. 6 ukládá povinnost informovat Ministerstvo financí nejpozději do 1 měsíce od ukončení finanční kontroly o závažných zjištěních z provedených kontrol.

Za závažná zjištění zákon považuje:

- zjištění, na jejichž základě ředitel PO oznámil Policii ČR podezření, že byl spáchán trestný čin

- zjištění neoprávněného použití, zadržení, ztráty nebo poškození veřejných prostředků v hodnotě přesahující 300 000 Kč.

Tato informační povinnost vůči Ministerstvu financí nezbavuje povinnosti sdělit správci daně zjištění o porušení rozpočtové, či daňové kázně podle ustanovení § 34 odst. 2. zák. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů.

3.Závěr

Tento metodický pokyn nabývá účinnosti dne 1. 11. 2007, nahrazuje Metodický pokyn ze dne 15. 7. 2003.

Mgr. Jiří Leščinský v.r.

ředitel Krajského úřadu Plzeňského kraje