Pravidla zveřejňování dokumentů na Portále Plzeňského kraje

10. února 2012 05:35, aktualizováno 04:35, Mgr. Štěpánka Szabó MBA

PRAVIDLA   ZVEŘEJŇOVÁNÍ   DOKUMENTŮ   NA   PORTÁLU PLZEŇSKÉHO  KRAJE

 

 

 

Tato pravidla určují pravomoci a  postup  při   zveřejňování všech typů dokumentů na Portálu Plzeňského kraje. Tato pravidla jsou závazná pro členy Rady Plzeňského kraje,  zaměstnance kraje zařazené do krajského úřadu (dále jen zaměstnanec), Redakční a publikační radu a ředitele příspěvkových organizací Plzeňského kraje , které se podílejí na zveřejňování na Portálu Plzeňského kraje

(dále jen PPK).

 

 

Čl. 1

Vymezení pojmů

 

  1. Zpracovatelem se pro účely těchto pravidel rozumí zpracovatel článku, nebo jiného dokumentu, který bude zveřejněn na PPK.
  2. Schvalovatelem 1 se rozumí člen RPK nebo zaměstnanec, který odsouhlasí dokumenty zveřejňované v neveřejných složkách PPK.
  3. Schvalovatelem 2 se rozumí člen RPK nebo zaměstnanec, který odsouhlasí dokumenty zveřejňované ve veřejných složkách PPK.
  4. Neveřejnou složkou PPK se rozumí Intranet.
  5. Veřejnou složkou PPK se rozumí Internet.
  6. Redakční a publikační  rada je ustanovena na základě usnesení RPK č. 1271/03 ze dne 28.1. 2003.
  7. Správcem PPK se rozumí osoba jmenovaná Redakční a publikační radou PK (dále jen Redakční rada).
  8. Externím subjektem se rozumí právnická nebo fyzická osoba, které je přiděleno oprávnění pro publikování prostřednictvím PPK na základě schváleného smluvního vztahu.
  9. Partnerským portálem se rozumí takový portál, se kterým probíhá výměna dat na aplikační úrovni.

 

 

Čl. 2

Schvalovací proces dokumentů zveřejňovaných na Intranetu

 

  1. Zpracovatel připraví dokument přímo v redakčním systému nebo  požadovaný dokument vloží  do PPK a předá  prostřednictvím redakčního systému k jeho publikaci v českém jazyce. Při předání  k publikaci musí zpracovatel dokument kategorizovat podle jeho obsahu pomocí řízeného slovníku Eurovoc a  definovat, ve které složce PPK (veřejné, neveřejné) se má dokument zveřejnit. Tím je automaticky dokument přiřazen Schvalovateli 1 - Intranet.
  2. Dokumenty, které budou publikovány na Intranetu schvaluje Schvalovatel 1. Schvalovatelé 1 – Intranet jsou uvedeni v příloze č. 1 těchto pravidel, která je jejich nedílnou součástí.
  3. Při předložení dokumentu ke zveřejnění je portálem generován e-mail, který informuje příslušného schvalovatele 1 pro danou složku o předložení dokumentu ke schválení.
  4. Schvalovatel 1 může dokument:

a)     schválit a publikovat

b)     odmítnout a vrátit autorovi k přepracování

c)     změnit (obsah, formu)

d)     přesunout do jiné oblasti, složky PPK.

  1. Schvalovatel 1 musí provést některou z činností v bodě 4 nejpozději do dvou pracovních dnů od předání  dokumentu ke schválení.
  2. Po schválení již zpracovatel nemůže provádět změny v dokumentu. Po zveřejnění může změny v dokumentu provádět pouze schvalovatel 1.
  3. V případě delší nepřítomnosti (např. dovolená, nemoc, několikadenní školení) nahlásí schvalovatel 1 správci PPK dobu trvání nepřítomnosti a určí svého zástupce. Pokud  schvalovatel 1 neví dobu trvání své nepřítomnosti, nahlásí se správci PPK při návratu zpět do zaměstnání. 

 

 

 

 

Čl. 3

Schvalovací proces dokumentů zveřejňovaných na Internetu

 

  1. Zpracovatel připraví požadovaný dokument, vloží jej do PPK a předá jej prostřednictvím redakčního systému  k publikaci v českém jazyce. Při předání k publikaci musí dokument kategorizovat podle jeho obsahu pomocí řízeného slovníku Eurovoc a ve které složce PPK (veřejné, neveřejné) se má dokument zveřejnit. Tím je automaticky dokument přiřazen  Schvalovateli 1 a 2. Rovněž určí, zda má být dokument přeložen pro jazykové mutace PPK.
  2. Při předložení dokumentu ke zveřejnění je portálem generován e-mail, který informuje příslušného schvalovatele 1 pro danou složku o předložení dokumentu ke schválení
  3. Schvalovatel 1 může dokument:
    1. schválit a předat k publikování
    2. odmítnout a vrátit autorovi k přepracování
    3. změnit (obsah, formu)
    4. přesunout do jiné oblasti, složky PPK.
  4. Schvalovatel 1 musí provést některou z činností v bodě 3 tohoto článku  nejpozději do dvou pracovních dnů od předání  dokumentu ke schválení.
  5. Po schválení schvalovatelem 1 je dokument předán automaticky ke schválení schvalovateli 2 - Internet. Při předávání  je portálem generován e-mail informující  schvalovatele 2 o předložení dokumentu.
  6. Schvalovatel 2 může dokument:
    1. schválit a publikovat
    2. odmítnout a vrátit autorovi k přepracování
    3. změnit (obsah, formu, zařazení do oblasti, složky PPK)
    4. přesunout do jiné oblasti, složky PPK.
  7. Schvalovatel 2 musí provést některou z činností v bodě 6 tohoto článku  nejpozději do dvou pracovních dnů od předání dokumentu ke schválení
  8. Schvalovatelé 2 jsou uvedeni v příloze č. 1 těchto pravidel, která  je jejich nedílnou součástí.
  9. V případě delší nepřítomnosti (např. dovolená, nemoc, několikadenní školení) nahlásí schvalovatel 2 správci PPK dobu trvání nepřítomnosti a určí svého zástupce. Pokud  schvalovatel 2 neví dobu trvání své nepřítomnosti, nahlásí se správci PPK při návratu zpět do zaměstnání. 

 

 

Čl. 4
Práva a povinnosti správce PPK

 

  1. Správce PPK, který je uveden v příloze č. 2 těchto pravidel, má  povinnost:

·        kontrolovat správné vypublikování dokumentů do příslušných složek portálu a  jejich grafickou úroveň

·        vyžadovat prostřednictvím vedoucích odborů kvalitní naplňování složek, které byly Schvalovateli 1 a 2 definovány

·        vyhledávat a sumarizovat podněty pro další rozvoj PPK a předávat odboru informatiky k realizaci

·        vybírat vhodné dokumenty jako aktuality

·        odstraňovat duplicity zveřejněných dokumentů

·        ustanovit svého zástupce a v případě své nepřítomnosti nahlásit tuto skutečnost mu oznámit a administrátorovi

 

  1.  Správce PPK má právo:

·        schvalovat, vracet, provádět gramatické a grafické korekce a mazat dokumenty na PPK

·        vyžadovat naplnění PPK důležitými informacemi, které jsou určeny ke zveřejnění a jejich uveřejnění není v rozporu s právní předpisy a vnitřními předpisy. V případě neplnění se obracet na vedoucí jednotlivých odborů KÚPK ,  ředitele KÚPK,  Redakční radu.

·        vytvářet a editovat položky menu PPK a přidělovat k nim práva jednotlivým uživatelům PPK

·        předávat proškoleným externím uživatelům práva pro publikaci na PPK pomocí předávacího protokolu

·        předkládat Redakční radě minimálně jednou ročně celkový přehled struktury všech složek ke kontrole stavu obsahu PPK a jeho optimalizaci.

 

 

 

Čl. 5

Ankety, diskuze a formuláře

 

  1. Anketa a diskuze jsou  určeny občanům kraje. Anketa je na úvodní stránce PPK  umístěna vždy maximálně jeden měsíc.
  2. Otázku v anketě schvaluje Rada Plzeňského kraje na základě návrhu předloženého Redakční radou, resp. hejtmanem nebo ředitelem KÚPK.
  3. Radě Plzeňského kraje je předkládána čtvrtletně informativní zpráva s vyhodnocením jednotlivých anket a vyhodnocení anket bude rovněž k dispozici Redakční radě, řediteli úřadu a vedoucím odborů.
  4. Diskuze se zobrazují na úvodní stránce. Zobrazuje se vždy  5 posledních diskuzí, které   mají vždy vazbu na konkrétní článek. 
  5. Ankety, diskuze a formuláře jsou dále u jednotlivých článků. O zařazení ankety, diskuse nebo formuláře k článku rozhoduje příslušný schvalovatel na návrh  zpracovatele.
  6. Veškeré ankety a diskuze jsou archivovány.

 

 

Čl. 6
Jazykové mutace

 

  1. PPK je provozován v následujících jazykových mutacích:
    1. anglický jazyk
    2. německý jazyk
  2. Překlad dokumentů z českého jazyka do jazykových mutací PPK zajišťuje odbor kancelář hejtmana, oddělení tiskové a vnějších vztahů.
  3. Překlad do jazykových mutací musí být proveden nejpozději do pěti pracovních dnů ode dne schválení dokumentu příslušným schvalovatelem.
  4. Požadavek zpracovatele dokumentu na jeho překlad je akceptován schválením příslušného schvalovatele s tím, že příslušný schvalovatel zašle  požadavek e-mailem na oddělení tiskové a vnějších vztahů odboru kancelář hetjmana.
  5. Složky veřejné části PPK, které budou celé automaticky překládány do jazykových mutací definuje Redakční rada.

 

 

Čl. 7
Požadavky na zveřejňování informací od zřizovaných organizací Plzeňského kraje

 

  1. Rada Plzeňského kraje, příp. jí pověřený subjekt definuje informace, které budou shromažďovány a zveřejňovány  od zřizovaných organizací Plzeňského kraje (dále jen PK).
  2. Ředitelé zřizovaných organizací PK jsou povinni zajistit poskytování takto definovaných informací pro potřeby PPK.
  3. Komunikaci se zřizovanými organizacemi zajišťuje správce PPK.
  4. Přístupy a práva pro publikaci zřizovaným organizacím nastaví na žádost správce PPK osoba zodpovědná za odbor informatiky uvedená v příloze č. 2 těchto pravidel.
  5. Přístup do redakčního systému je umožněn zřizovaným organizacím pouze po jejich proškolení, které zajistí odbor informatiky.
  6. Zřizované organizace PK jsou povinny uveřejnit na svých stránkách odkaz na PPK.

 

 

Čl. 8

Externí subjekty

 

1. Přístupy a práva pro publikaci externích subjektů  řeší správce PPK na základě předem uzavřeného smluvního vztahu schváleného RPK. Přístup a práva přiděluje na žádost správce PPK zodpovědná osoba za odbor informatiky. Přístup do redakčního systému je umožněn externím subjektům pouze po jejich proškolení, které zabezpečuje odbor informatiky.

 

 

Čl. 9
Struktura složek

 

  1. Strukturu složek PPK  v první úrovni definuje  Redakční rada.
  2. Strukturu složek PPK v podúrovních vytváří a definuje správce PPK.
  3. Vedoucí odboru nebo členové RPK mohou dát podnět k vytvoření nebo změně složky v podúrovních. Vhodnost a oprávněnost podnětu posuzuje Redakční rada na základě vyjádření správce PPK.

 

 

Čl. 10
Kalendář akcí

 

  1. Kalendář akcí je umístěn na úvodní stránce. Akce do Kalendáře akcí jsou vkládány zaměstnanci kraje zařazené do krajského úřadu, z partnerských portálů, popř. externích subjektů. Struktura složek  včetně schvalovatele za danou složku je uvedena v příloze č. 1 těchto pravidel a je jejich nedílnou součástí.
  2. Akce jsou na PPK řazeny abecedně. Akce, která má atribut důležitá, se zobrazuje jako první ve výpisu kalendáře akcí.
  3. Akce, jejichž pořadatelem je Plzeňský kraj nebo jím zřizovaná organizace, jsou pořadatelé povinni publikovat na PPK.
  4. Za zadání akcí za KÚPK zodpovídají jednotliví vedoucí odborů, jejichž odbor se na přípravě akce podílí.
  5. Za zadání akcí za zřizovanou organizaci PK zodpovídá ředitel této organizace.
  6. Pokud se jedna akce objeví na PPK několikrát od různých zdrojů, je správce PPK povinen odstranit duplicitní záznamy s tím, že akce bude na PPK pouze jednou s odkazy na všechny zdroje

 

 

Čl. 11
Dopravní informace

 

  1. Za obsah dopravních informací zodpovídá osoba určená vedoucím odboru dopravy.
  2. Informace o uzavírkách musí být zadána minimálně jeden den před plánovanou uzavírkou.
  3. Za zadání dopravních informacích od jednotlivých SÚS zodpovídá ředitel SÚS dle usnesení Rady Plzeňského kraje č. 1470/2003 ze dne 1.4. 2003.

 

 

Čl. 12
Grafika

 

  1. Miniatury ( obrázky u článků) na portále jsou určeny šířkou (80px).
  2. Reklamní odkazy jsou v rozměrech 80x40 px
  3. Pokud miniatury nesplňují grafickou kvalitu (rozostřené, špatné proporce) nebo nekorespondují s grafikou PPK, pak mohou být správcem PPK staženy.
  4. Obrázky k článkům musí mít redukovanou velikost (pod 100 kB). Pokud je nutno použít větší grafiky, pak musí být zadán odkaz na soubor nebo umístěn soubor jako příloha.  
  5. Grafický layout portálu a jednotlivých složek schvaluje Redakční rada.
  6. V krizových situacích definuje podobu portálu a jeho obsah určený pracovník odboru krizového řízení. Odbor krizového řízení zodpovídá za rozvržení úvodní stránky portálu pro krizové situace.

 

 

Čl. 13
Provoz portálu

 

  1. Problémy při provozu portálu shromažďuje správce PPK a jeho zástupce, a to ze dvou zdrojů:
    1. HelpDesk PK – problém s aplikací/Portál PK- problémy od uživatelů v rámci krajského úřadu
    2. emailová adresa portal@kr-plzensky.cz - problémy od externích subjektů
  2. Správce PPK je povinen učinit veškerá opatření k vyřešení problému v co nejkratším termínu. Technické problémy předává neprodleně administrátorovi aplikace.
  3. Připomínky týkající se struktury, obsahu   PPK  řeší Redakční rada, která k jednotlivým připomínkám vždy zaujme písemné stanovisko, a to  na svém nejbližším zasedání.
  4. Návrh na ohodnocení zpracovatelů dokumentů v rámci KÚPK dává správce PPK Redakční radě, která jej po schválení předá vedoucímu příslušného odboru k podání návrhu řediteli KÚPK při vyplácení mimořádných odměn.

 

Čl. 14
Audity přístupů

 

  1. Audit přístupů na portál je zpracováván ze dvou zdrojů:
    1. z auditačního modulu v rámci redakčního systému
    2. pomocí externí auditorské firmy z důvodu zajištění komparativnosti zjištěných údajů s ostatními portály
  2. Výsledky auditů měsíčně předkládá správce PPK Redakční radě k další analýze návštěvnosti, a to vždy do 10. dne kalendářního měsíce následující po měsíci, který byl analyzován.
  3. Dvakrát ročně , k 30.6. a k 31.12., jsou Radě Plzeňského kraje  předkládány informace o počtech a trendech přístupů na PPK.

 

 

Čl. 15
Partnerské portály

 

  1. Partnerské portály jsou uvedeny v příloze č. 2, která je nedílnou součástí těchto pravidel.
  2. Návrh na zařazení externího subjektu mezi partnery PPK předkládají:
    1. Do projektu Provoz PPK – správce PPK
    2. Do projektu Rozvoj informačního systému – odbor informatiky

      3.   S partnerskými portály jsou uzavírány smluvní vztahy schválené Radou Plzeňského kraje. Umožnění přístupu a práv pro publikaci na PPK je upraveno dle čl. 8 těchto pravidel.

 

 

 

 

 

 

 

Čl. 16

Závěrečná ustanovení

 

Tato pravidla jsou závazná od  1. března  2004

 

Tato pravidla jsou schválena usnesením Rady Plzeňského kraje č. 2603/04 ze dne 24.2. 2004.

 

 

 

 

 

 

                                                                                                MUDr. Petr Zimmermann v.r.

                                                                                                hejtman Plzeňského kraje

 

 

 

 

Příloha č. 1 – Struktura složek Portálu PK , schvalovatelé dokumentů

Příloha č. 2 – Přehled zodpovědných osob, partnerských portálů

 

 

 

 

 

 

 

 


 [K1]Nevím přesně jak se to jmenuje, ale je vhodné vedle institutu jednotlivých schvalovatelů mít i redakční radu (buď ta z toho časopisu, nebo ta „PR“ skupina.

Soubory ke stažení