Prohlášení o zpracování osobních údajů

07. května 2018 Mgr. Markéta Svobodová

Prohlášení o zpracování osobních údajů

Prohlášení o zpracování osobních údajů dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Obecné nařízení“) a poučení subjektů údajů.

  1. Správce osobních údajů

Plzeňský kraj, Krajský úřad Plzeňského kraje

IČO: 70890366

se sídlem Škroupova 18, 306 13 Plzeň (dále jen „Správce“)

tímto v souladu s čl. 12 Obecného nařízení informuje subjekty údajů o zpracování osobních údajů a o jejich právech.

  1. Rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů Správci poskytl, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu se Správcem, nebo které Správce shromáždil jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy či k plnění zákonných povinností Správce.

  1. Zdroje osobních údajů
  • přímo od subjektu údajů (kontaktní formulář na webových stránkách Plzeňského kraje),
  • od jiných orgánů veřejné či státní správy,
  • neveřejné registry (ISEO, ROB),
  • veřejně přístupné registry, rejstříky, seznamy a evidence (ROS, RÚIAN, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí apod.).
  1. Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování
  • adresní a identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČO, DIČ) a údaje umožňující kontakt se subjektem údajů (kontaktní údaje - např. kontaktní adresa, číslo telefonu, číslo faxu, e-mailová adresa a jiné podobné informace),
  • popisné údaje (např. bankovní spojení),
  • další údaje nezbytné pro plnění smlouvy,
  • údaje poskytnuté nad rámec příslušných zákonů zpracovávané v rámci uděleného souhlasu ze strany subjektu údajů (zpracování fotografií, použití osobních údajů za účelem personálních řízení aj.).
  1. Kategorie subjektů údajů
  • zaměstnanec Správce,
  • orgán dozoru,
  • jiná osoba ve smluvním vztahu ke Správci,
  • uchazeč o zaměstnání.
  1. Kategorie příjemců osobních údajů
  • orgány dozoru,
  • orgány finanční správy,
  • orgány veřejné správy,
  • zpracovatel,
  • státní aj. orgány v rámci plnění zákonných povinností stanovených příslušnými právními předpisy,
  • další příjemci.
  1. Účel zpracování osobních údajů
  • účely obsažené v rámci souhlasu subjektu údajů,
  • jednání o smluvním vztahu,
  • plnění smlouvy,
  • ochrana práv Správce, příjemce nebo jiných dotčených osob (např. vymáhání pohledávek Správce),
  • archivnictví vedené na základě zákona,
  • výběrová řízení na volná pracovní místa,
  • plnění zákonných povinností ze strany Správce,
  • ochrana životně důležitých zájmů subjektu údajů.
  1. Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

Zpracování osobních údajů provádí Správce. Zpracování je prováděno v sídle Správce jednotlivými pověřenými zaměstnanci Správce, příp. zpracovatelem. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky, popř. i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto přijal Správce technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému a nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.

Správce se zavazuje s osobními údaji nakládat v souladu s platnými právními předpisy a užívat je pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění účelu, pro který jsou osobní údaje získávány a vždy tak, aby zamezil jakékoliv újmě osoby, které se údaje týkají.

V případech, kdy by chtěl Správce zpřístupnit osobní údaje třetím osobám a v případě, že je vyžadován souhlas subjektu údajů se zpracováním osobních údajů, bude subjekt údajů o takový souhlas požádán, např. při uzavírání smlouvy.

  1. Doba zpracování osobních údajů

V souladu s lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách, ve spisovém a skartačním řádu Správce či v příslušných právních předpisech jde o dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích jak ze závazkového vztahu, tak i z příslušných právních předpisů.

  1. Poučení

Správce zpracovává osobní údaje se souhlasem subjektu údajů (subjekt údajů může udělit souhlas pro jeden nebo více konkrétních účelů zpracování) s výjimkou zákonem stanovených případů, kdy zpracování osobních údajů nevyžaduje souhlas subjektu údajů.

V souladu s čl. 6 odst. 1 Obecného nařízení může Správce bez souhlasu subjektu údajů zpracovávat tyto údaje:

  • zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů,
  • zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Správce vztahuje,
  • zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby,
  • zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je Správce pověřen,
  • zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného Správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů.
  1. Práva subjektů údajů

V souladu se čl. 12 Obecného nařízení informuje Správce na žádost subjektu údajů o právu na přístup k osobním údajům a k následujícím informacím:

  • účelu zpracování,
  • kategorii dotčených osobních údajů,
  • příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny,
  • plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy,
  • veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů,
  • pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

Každý subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že Správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:

  • požádat Správce o vysvětlení;
  • požadovat, aby Správce odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o provedení opravy, doplnění či vymazání osobních údajů. Je-li žádost subjektu údajů shledána oprávněnou, Správce neprodleně odstraní závadný stav.

Přijatá žádost musí být vždy řádně posouzena. V případě pochybností o totožnosti osoby, která žádá o informace, může být postupováno dle čl. 12 odst. 6 Obecného nařízení, tj. může se požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti subjektu údajů (který podává žádost).

Pokud se jedná o žádost podle čl. 15 až 22 Obecného nařízení, musí být informace o přijatých opatřeních poskytnuta bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Lhůtu lze ve výjimečných případech prodloužit o dva měsíce, o čemž musí být subjekt údajů ze strany správce informován, včetně důvodů prodloužení.

Zásadně platí, že informace podle čl. 13 a 14 Obecného nařízení a veškerá sdělení a úkony podle čl. 15 až 22 a 34 Obecného nařízení se poskytují a činí bezplatně. Pouze v případě, kdy jsou žádosti podané subjektem údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může být uložen přiměřený poplatek, nebo může být odmítnuto žádosti vyhovět. Zjevná nedůvodnost musí být řádně doložena.

Nevyhoví-li Správce žádosti subjektu údajů, má subjekt údajů právo obrátit se přímo na dozorový úřad, tedy Úřad na ochranu osobních údajů. Subjekt údajů se může se svým podnětem na dozorový úřad obrátit i přímo, aniž by se nejprve obracel na Správce.

  1. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů Krajského úřadu Plzeňského kraje: Mgr. Milan Švarc, vedoucí útvaru interního auditu, pověřenec pro ochranu osobních údajů (tel.: 377 195 751, e-mail: milan.svarc@plzensky-kraj.cz.).